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你有沒(méi)有遇到過(guò)這種情況：

• 去倉(cāng)庫(kù)找個(gè)“連接器”，結(jié)果發(fā)現(xiàn)A倉(cāng)有叫“銅頭接線端子”、B倉(cāng)有叫“黃銅頭”、C倉(cāng)的叫“電工接頭”，但其實(shí)這三樣是同一個(gè)東西；

• 有一次采購(gòu)下了5單“黑色塑料殼”，結(jié)果一看,每個(gè)供應(yīng)商給的都不太一樣，有的帶螺絲孔，有的不帶；

• 財(cái)務(wù)對(duì)賬時(shí)看到好幾個(gè)“電機(jī)”，結(jié)果編號(hào)、名稱、價(jià)格都不同，問(wèn)技術(shù)，技術(shù)說(shuō)這幾個(gè)其實(shí)是一個(gè)型號(hào)，只是叫法不同。

這背后其實(shí)就是一個(gè)核心問(wèn)題——沒(méi)有統(tǒng)一的物料編碼。

今天我們就來(lái)聊一聊物料編碼這件事。

什么是物料編碼？

物料編碼，就是給每種物料分配一個(gè)唯一的編號(hào)，像身份證一樣。

只要這個(gè)編號(hào)確定了，不管你在哪個(gè)系統(tǒng)、哪個(gè)表單、哪個(gè)部門(mén)——說(shuō)的都是同一個(gè)東西。

• 打個(gè)比方，你去超市買瓶可樂(lè)。

• 對(duì)你來(lái)說(shuō)就是可樂(lè)，但對(duì)超市的系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，它有一個(gè)唯一的條形碼編號(hào)，比如“54321”。 只要一掃碼，收銀系統(tǒng)就知道你買的是哪種、多少錢、有沒(méi)有庫(kù)存。

企業(yè)里的物料編碼，其實(shí)就是這個(gè)條形碼的邏輯。每個(gè)物料，都有一個(gè)唯一編號(hào)，系統(tǒng)就靠這個(gè)編號(hào)識(shí)別它是誰(shuí)。

為什么要用編碼，而不是直接寫(xiě)物料名稱？因?yàn)椋?/span>

• 一個(gè)物料，可能有好幾種叫法；

• 不同的物料，名字可能很像；

• 沒(méi)有編碼，系統(tǒng)識(shí)別不了，流程也跑不通。

物料編碼的原則

我拆成五個(gè)最基本的原則：

1.唯一性

一個(gè)物料，只能有一個(gè)編碼，這是最底線。

不能今天叫這個(gè)編碼，明天又建了個(gè)差不多的物料，起了另一個(gè)編碼。 一物多碼、一碼多物，是企業(yè)里最常見(jiàn)、最致命的數(shù)據(jù)混亂源頭。

2.穩(wěn)定性

編碼一旦建好，不能輕易改。

物料編碼是系統(tǒng)之間、單據(jù)之間的關(guān)聯(lián)錨點(diǎn)。 你一改編碼，所有歷史訂單、庫(kù)存記錄、財(cái)務(wù)賬目都跟著出問(wèn)題。

所以要記?。?/span>能改名稱，別改編碼；能改屬性，別動(dòng)主鍵。

3.簡(jiǎn)潔性

編碼要短、清晰、結(jié)構(gòu)統(tǒng)一。不要貪多。編碼只是“編號(hào)”，不是介紹物料。

很多企業(yè)喜歡把分類、顏色、尺寸、品牌都塞進(jìn)編碼里，結(jié)果一個(gè)編碼十幾二十位，還容易出錯(cuò)、系統(tǒng)也處理慢。

正確做法是：編碼只做唯一識(shí)別，其他信息寫(xiě)在屬性字段里。

4.易維護(hù)

操作簡(jiǎn)單，不靠記憶，不靠經(jīng)驗(yàn)。好的編碼系統(tǒng)，應(yīng)該讓普通員工也能快速錄入和識(shí)別，不需要靠“老員工經(jīng)驗(yàn)”來(lái)查。

最好是系統(tǒng)自動(dòng)生成、規(guī)則統(tǒng)一、權(quán)限分明。 誰(shuí)能建檔、誰(shuí)能審核、誰(shuí)能改，都在流程里定義清楚。

5.可擴(kuò)展

后期加品類、加屬性，不影響原編碼。編碼體系要考慮企業(yè)發(fā)展： 將來(lái)品類變多、產(chǎn)品升級(jí)、新增字段……不能一變就打亂現(xiàn)有編碼。

最好的方式是：主編碼簡(jiǎn)潔固定，屬性信息獨(dú)立維護(hù)，編碼結(jié)構(gòu)不隨分類變化。

在ERP系統(tǒng)里，物料編碼到底怎么用？

1. 物料編碼的生成方式：系統(tǒng)自動(dòng)生成才靠譜

為什么不能手動(dòng)編？

• 人手動(dòng)起名，容易重復(fù)、寫(xiě)錯(cuò)、記不?。?/span>

• 隨便加的分類和屬性，后期一改就全亂；

• 沒(méi)有規(guī)則，誰(shuí)建的都不一樣，系統(tǒng)沒(méi)法識(shí)別。

正確做法：系統(tǒng)自動(dòng)編號(hào) + 統(tǒng)一編碼規(guī)則

在ERP系統(tǒng)里，一般有兩種字段：

編碼規(guī)則建議

• 編碼結(jié)構(gòu)：類別 + 關(guān)鍵屬性 + 流水號(hào)，如 RM-SS304-5MM-00123

• 示例解釋： RM = 原材料； SS304 = 不銹鋼材質(zhì)； 5MM = 規(guī)格； 00123 = 流水號(hào)，確保唯一

系統(tǒng)自動(dòng)編號(hào)配置方式（以ERP系統(tǒng)為例）：

• 進(jìn)入物料檔案設(shè)置 → 啟用“自動(dòng)編號(hào)規(guī)則”

• 設(shè)置前綴字段（如RM、SF、FG）

• 設(shè)置流水號(hào)起始值（從001或10000開(kāi)始）

• 限定編碼長(zhǎng)度（如總長(zhǎng)12位，防止過(guò)短或過(guò)長(zhǎng)）

• 啟用唯一性校驗(yàn)機(jī)制，防止重碼提交

  
  

2. 物料屬性字段：信息要拆開(kāi)寫(xiě)，別塞編碼里

很多人一上來(lái)就想把“材質(zhì)、顏色、長(zhǎng)度、型號(hào)”塞進(jìn)編碼里，看起來(lái)是想省事，實(shí)際上是自找麻煩。

因?yàn)椤幋a是機(jī)器識(shí)別用的，屬性字段才是系統(tǒng)分析和人查用的。

建議配置字段（可按表單字段方式配置）：

為什么這么配？

• ERP可以通過(guò)這些字段來(lái)做分類統(tǒng)計(jì)、庫(kù)存分析、成本核算；

• 搜索時(shí)支持“模糊+多條件過(guò)濾”，不用再翻一大堆編碼；

• 屬性字段獨(dú)立維護(hù)，更新不會(huì)影響編碼結(jié)構(gòu)。

3. 全流程打通：編碼在哪些模塊里用上了？

物料編碼一旦建好，它就不是躺在物料表里不動(dòng)了，它要貫穿ERP的所有核心流程：

• BOM節(jié)點(diǎn)綁定編碼，系統(tǒng)才能識(shí)別“結(jié)構(gòu)里用了誰(shuí)”

• 產(chǎn)品換料、版本管理、BOM對(duì)比都靠編碼進(jìn)行追蹤

MRP計(jì)劃運(yùn)算

• 編碼作為唯一字段，匹配BOM中用量、庫(kù)存現(xiàn)狀、采購(gòu)在途

• MRP運(yùn)算結(jié)果中的“計(jì)劃采購(gòu)單”“缺料清單”全部按編碼輸出

采購(gòu)管理

• 采購(gòu)訂單引用編碼 → 系統(tǒng)自動(dòng)帶出物料名稱、單位、價(jià)格；

• 供應(yīng)商報(bào)價(jià)綁定編碼，防止“同名不同貨”；

• 編碼字段參與到采購(gòu)分析、供應(yīng)商績(jī)效等數(shù)據(jù)看板

庫(kù)存管理

• 出入庫(kù)單、盤(pán)點(diǎn)單、庫(kù)存調(diào)撥都以編碼為主字段；

• 掃碼識(shí)別物料編碼，減少人工錄入錯(cuò)誤；

• 呆滯庫(kù)存分析、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率等指標(biāo)，按編碼進(jìn)行維度分析

生產(chǎn)領(lǐng)料/報(bào)工

• 工單中的原材料和產(chǎn)出綁定編碼，確保實(shí)際用料與計(jì)劃一致；

• 系統(tǒng)報(bào)工、入庫(kù)過(guò)程自動(dòng)記錄物料去向，便于追溯

財(cái)務(wù)成本核算

• 成本中心、科目歸集都是按物料編碼歸類；

• 不同類別物料走不同科目，不同成本分類自動(dòng)匯總；

• 編碼還能支撐多級(jí)核算模型：標(biāo)準(zhǔn)成本 / 實(shí)際成本 / ABC分析等

供應(yīng)鏈協(xié)同

• 編碼一旦規(guī)范，供應(yīng)商、倉(cāng)庫(kù)、工廠三方溝通清晰；

• 可將編碼表通過(guò)API或Excel模板共享給上下游，減少認(rèn)知偏差

①開(kāi)啟掃碼識(shí)別，走編碼字段

所有出入庫(kù)、領(lǐng)料、盤(pán)點(diǎn)都走掃碼流程

一碼一物，減少誤操作

②設(shè)置權(quán)限：誰(shuí)建檔、誰(shuí)審核、誰(shuí)能改

• 物料檔案權(quán)限最小化：誰(shuí)都能查，少數(shù)人能改

• 編碼字段設(shè)為只讀，確保系統(tǒng)生成后不可變動(dòng)

• 啟用變更日志，確保每一次調(diào)整有記錄

③加一套“定期清理機(jī)制”

• 超12個(gè)月無(wú)動(dòng)作物料 → 標(biāo)記為“停用”

• 啟用狀態(tài)控制物料是否可被引用

• 替代關(guān)系字段，建立“新→舊”的升級(jí)鏈條，避免誤用老料

結(jié)語(yǔ)

物料編碼，看起來(lái)只是個(gè)編號(hào)， 但它串起的是企業(yè)最關(guān)鍵的那幾條線：采購(gòu)、庫(kù)存、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、協(xié)同。

只要你公司里有“物”，編碼就是打基礎(chǔ)的第一步。

它不該被忽視，也不值得復(fù)雜化。

做好物料編碼，不是讓系統(tǒng)更花哨，而是讓流程更清晰、數(shù)據(jù)更可信、管理更可控。